Logo-konferencji

ZASADY UCZESTNICTWA W KONFERENCJI

  1. Postanowienia ogólne
    1. Organizatorem VI Ogólnopolskiej Konferencji Doktorantów Nauk o Życiu – BioOpen (zwanej dalej Konferencją) jest Komitet Organizacyjny – Wydział Biologii i Ochrony Środowiska UŁ (zwany dalej Organizatorem).
    2. Konferencja odbędzie się w dniach 15-16.04.2021 r. w trybie zdalnym i będzie prowadzona za pośrednictwem platformy Zoom, przez firmę zewnętrzną Brandnation.pl będącą pośrednikiem
    3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników
    4. Przesłanie do Organizatora zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.
    5. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz prawo do zmiany terminu Konferencji lub jej odwołania.
    6. W przypadku odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną najpóźniej na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji

 

  1. Zasady uczestnictwa w konferencji i rejestracja
    1. Uczestnicy Konferencji są zobowiązani do przestrzegania zasad uczestnictwa w Konferencji
    2. Uczestnikami Konferencji mogą być doktoranci i studenci kierunków biologicznych, przyrodniczych, medycznych, chemicznych i innych pokrewnych, którzy w odpowiednim terminie prześlą abstrakt za pośrednictwem formularza rejestracyjnego.
    3. Liczba Uczestników jest ograniczona do 100, o przyjęciu decyduje kolejność zgłoszeń. Liczba uczestników dla poszczególnych sesji tematycznych wynosi 25 (w tym 10 dla prezentacji ustnych oraz 15 dla prezentacji posterowych). W przypadku niewypełnienia limitu uczestników dla danej sesji, możliwe będzie rozszerzenie pozostałych sesji zgodnie z kolejnością zgłoszeń.
    4. Rejestracja na Konferencję rozpoczyna się 15.03.2021 r. i kończy się 28.03.2021 r. Organizator zastrzega sobie możliwość przedłużenia rejestracji.
    5. Prace w postaci referatów albo posterów będzie można przedstawiać w następujących sesjach tematycznych (przy rejestracji należy zaznaczyć, do której sesji Uczestnik zgłasza pracę). Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia, za zgodą uczestnika, zgłoszonej pracy do innej sesji tematycznej:
      1. Biologia molekularna i medyczna
      2. Ekologia i ochrona środowiska
      3. Biotechnologia i inżynieria genetyczna
      4. Mikrobiologia w medycynie i przemyśle
    6. W przypadku wspólnego opracowania referatu przez kilku autorów, referat podczas Konferencji wygłosi w formie wystąpienia ustnego jeden z autorów.
    7. Zgłaszając się do udziału w Konferencji Uczestnik wyraża jednocześnie zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora jedynie na potrzeby Konferencji i na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. Nr 133. Poz. 833 z późniejszymi poprawkami).
    8. Zgłaszając się do udziału w Konferencji Uczestnik deklaruje spełnienie wymagań technicznych niezbędnych do korzystania z platformy, za pomocą której odbywać się będzie konferencja. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności za funkcjonowanie łącz internetowych po stronie Uczestników
    9. Uczestnik w celu wzięcia udziału w Konferencji musi dysponować komputerem, smartfonem lub tabletem z podłączeniem do Internetu, wbudowanym lub zewnętrznym mikrofonem, opcjonalnie kamerą internetową. Organizator zaleca następujące rozwiązania sprzętowe w celu udziału w Konferencji:
      1. wymagania dotyczące Uczestników czynnych – zalecane słuchawki z mikrofonem (a nie mikrofon wbudowany w laptop) Internet optymalnie min. 20/20 Mbps, Ethernet (przewodowy); Organizator zwraca uwagę, że połączenie Wi-Fi jest mniej stabilne i jakość dźwięku jest gorsza;
    10. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności za funkcjonowanie łącz internetowych po stronie Uczestników
    11. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
    12. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
    13. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.
    14. Prezentacja referatów oraz posterów będzie odbywała się za pomocą przeznaczonej do tego celu platformy internetowej.
    15. Podczas sesji ustnych autorzy zobowiązani są do przygotowania 15-minutowego wystąpienia wraz z prezentacją multimedialną
    16. Podczas sesji posterowych autorzy zobowiązani są do przygotowania krótkiej prezentacji multimedialnej (maksymalnie 5 slajdów)
    17. Organizatorzy umieszczają w wyznaczonym miejscu na platformie prezentacje multimedialne. Prezentacja multimedialna (tj. prezentacja ustna oraz poster) powinna zostać przesłania Organizatorom do 08 kwietnia 2021r. w formacie PDF lub z rozszerzeniem .pptx
    18. Organizator zapewnia Uczestnikom pomoc techniczną w trakcie Konferencji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.
    19. Najpóźniej 24 godziny przed rozpoczęciem Konferencji na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika zostanie przesłane Uczestnikowi zaproszenie do uczestnictwa zawierające link do Konferencji
    20. Organizator ustala program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Konferencji, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień
    21. Uczestnik zobowiązuje się do nieprzekazywania linku umożliwiającego udział w Konferencji osobom niezarejestrowanym jako Uczestnicy.
    22. Uczestnik czynny wypowiada się w trakcie trwania Konferencji w wyznaczonym mu czasie oraz ma prawo brać udział w dyskusji moderowanej przez Organizatora. Uczestnik ma prawo zadawać pytania prelegentom wyłącznie za pomocą czatu, może również poprosić za pomocą czatu o zabranie głosu w trakcie dyskusji. O udzieleniu Uczestnikowi biernemu głosu w trakcie dyskusji decyduje moderator wyznaczony przez Organizatora
    23. Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji w formie elektronicznej.
    24. W trakcie trwania Konferencji wystąpienia zostaną poddane ocenie konkursowej, wybrana zostanie najlepsza prezentacja ustna oraz najlepszy poster z każdej sesji. Dla najlepszych prac przewidziane są nagrody

 

  1. Zasady wysyłania abstraktów
    1. Abstrakt należy wysłać mailem na adres: abstrakty.bioopen@gmail.com do 28.03.2021r. Organizator zastrzega sobie prawo do możliwości przedłużenia terminu przesyłania abstraktów. W tytule maila należy wpisać imię_nazwisko_poster lub imię_nazwisko_referat.
    2. Abstrakty muszą być zgodne z udostępnioną przez Organizatorów formatką.
    3. Abstrakty muszą być napisane w języku polskim oraz w języku angielskim.
    4. Każdy z Uczestników może zgłosić tylko jeden abstrakt pracy o charakterze doświadczalnym za pośrednictwem formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronie internetowej Konferencji.
    5. Wszystkie abstrakty zostaną ocenione pod względem merytorycznym przez Organizatora i zatwierdzone do 04.04.2021 r. Organizator poinformuje każdego Uczestnika o zatwierdzeniu lub odrzuceniu abstraktu.
    6. Organizator zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia pracy w przypadku, gdy zostanie stwierdzone odstępstwo od Regulaminu, przy czym Uczestnik zostanie o tym fakcie poinformowany nie później niż do 04.04.2021 r.
    7. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania wyboru, za zgodą uczestnika, sposobu prezentacji pracy (referat lub poster) na podstawie streszczeń (abstraktów) składanych przez autorów. Ocena streszczeń dokonywana jest przez Komisję Naukową danej sesji tematycznej.
    8. Wszystkie abstrakty zostaną opublikowane w książce abstraktów w wersji drukowanej albo elektronicznej.
    9. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do nie ujęcia abstraktu w drukowanej wersji książki abstraktów, jeżeli zostanie wysłany po terminie lub będzie niezgodny z obowiązującą formatką. W takich wypadkach abstrakt zostanie umieszczony jedynie w wersji elektronicznej książki.
    10. Uczestnik ma możliwość opublikowania materiałów pokonferencyjnych w formie short communication w języku angielskim w recenzowanym czasopiśmie Folia Biologica et Oecologica. Instrukcje dla autorów znajdują się na stronie:

https://czasopisma.uni.lodz.pl/biologica/editorial_instructions

 

  1. Opłaty
    1. Uczestnictwo w konferencji jest bezpłatne*

*udział osób prawnych będzie uzgadniany bezpośrednio z Organizatorem

  1. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres poczty elektronicznej: bioopenkonferencja@gmail.com
  2. Wizerunek
    1. Włączając kamerę w swoim urządzeniu i/lub mikrofon podczas Konferencji, Uczestnik wyraża poprzez to działanie zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie jego wizerunku i głosu przez Organizatora w związku z przeprowadzaną Konferencją.
    2. Uczestnik czynny wyraża zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Łódzki, z siedzibą przy ul. Narutowicza 68 90-136 Łódź, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Uniwersytetu Łódzkiego w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę.
    3. Uczestnik Konferencji udziela na rzecz Uniwersytetu Łódzkiego niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
      1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
      2. w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisie internetowym Uniwersytetu Łódzkiego.

W związku z udzieleniem licencji - Uczestnik zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej.

  1. Ochrona danych osobowych

    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 zdnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego „rozporządzeniem RODO”) informujemy, że:

    1. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Łódzki z siedzibą w Łodzi, ul.  Narutowicza 68, 90-136 Łódź.
    2. W każdym przypadku Pan/Pani może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: na wyżej wskazany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych UŁ lub e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iod@uni.lodz.pl;
    3. Dane osobowe obejmujące: imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, tytuł naukowy, afiliacja będą przetwarzane w następujących celach:
    • rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia VI Ogólnopolskiej Konferencji Doktorantów Nauk o Życiu – BioOpen organizowanej w dniu 15-16.04.2021, przez Komitet Organizacyjny - Wydział Biologii i Ochrony Środowiska UŁ przy wykorzystaniu narzędzia Zoom, z pomocą firmy pośredniczącej Brandnation.pl;
    • komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, udokumentowania jej przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy Uczestników, wydania zaświadczeń/certyfikatów uczestnictwa;
    • otrzymywania na wskazany w zgłoszeniu adres poczty elektronicznej informacji o  przyszłych konferencjach i wydarzeniach o profilu naukowym lub popularyzujących naukę organizowanych przez Uniwersytet Łódzki w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach.
    1. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
    • 6 ust. 1 lit e) rozporządzenia RODO w związku z art. 2 i 11 ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (gdyż jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w związku z misją systemu szkolnictwa wyższego i nauki w zakresie kształcenia, działalności naukowej, kształtowania postaw obywatelskich, a także uczestnictwa w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach);
    • 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia RODO (ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy);
    • 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia RODO (w związku z wymogami przepisów prawa oraz aktów prawa wewnętrznego obowiązującego w UŁ);
    • 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia RODO na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach);
    1. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
    2. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotowi realizującemu Konferencję oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie właściwych przepisów prawa oraz stosownych umów zawartych z Uniwersytetem Łódzkim. Pani/Pana dane osobowe (w postaci zarejestrowanego wizerunku) mogą być również przetwarzane przez dostawcę: platformy Zoom, firmę Brandnation.pl w ich centrach przetwarzania danych.
    3. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, o którym mowa w pkt 3 powyżej przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji przez Uniwersytet Łódzki. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.
    4. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach do czasu wycofania przez Panią/Pana zgody.
    5. W przysługuje Pani/Panu prawo:
    • dostępu do treści swoich danych,
    • do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
    • do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
    • do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
    • do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2;

    Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 3 powyżej

  1. Postanowienia końcowe
    1. Szczegółowy plan Konferencji zostanie przedstawiony do 10.04.2021 r. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian.
    2. Wszystkie sprawy nieokreślone przez niniejszy regulamin rozstrzygane są przez Organizatora.
    3. Regulamin Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
    4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego
    5. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania